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Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten

Die nachfolgend aufgeführten Aufzeichnungspflichten werden von Buchführungspflichtigen üblicherweise im Rahmen ihrer (kaufmännischen oder landwirtschaftlichen) Buchführung erfüllt. Besondere Bedeutung erlangen diese Aufzeichnungspflichten daher für solche Steuerpflichtigen, die weder nach Handels- noch nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind.

Nach § 143 Abs. 1 AO müssen „gewerbliche Unternehmer” den Wareneingang aufzeichnen. Gewerbliche Unternehmer in diesem Sinne sind solche Unternehmer, die eine selbständige Betätigung mit Wiederholungs- und Gewinnerzielungsabsicht ausüben und die sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, wenn sie weder als Ausübung von Land- und Forstwirtschaft noch als Ausübung eines freien Berufs oder einer anderen selbständigen Arbeit anzusehen ist – § 15 Abs. 2 EStG; im Steuerrecht kurz „Gewerbetreibende” genannt. Wegen weiterer Einzelheiten vgl. Abschnitt 2.21 – Exkurs.

Während also buchführungspflichtige Unternehmer den Wareneingang im Rahmen ihrer Buchführung aufzeichnen, erfüllen nichtbuchführungspflichtige Unternehmer diese Verpflichtung im allgemeinen durch Führung eines besonderen Wareneingangsbuches oder eines diesem gleichgestellten Buches. In Betracht kommen hierfür z. B. das Steuerheft der Straßenhändler oder das Wildhandelsbuch der Wildbrethändler.

Im Wareneingangsbuch sind alle zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch bestimmten Waren einschließlich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und sonstiger Zutaten aufzuzeichnen; und zwar auch dann, wenn diese Waren für betriebsfremde Zwecke – z. B. für den privaten Eigenbedarf – verwendet werden oder vor der Weiterveräußerung (oder vor dem Verbrauch) be- oder verarbeitet werden. Unerheblich für die Aufzeichnungspflicht ist es auch, ob diese Waren entgeltlich oder unentgeltlich erworben wurden, oder ob diese Waren für eigene oder fremde Rechnung erworben wurden.

Die Aufzeichnungen im Wareneingangsbuch müssen im einzelnen folgende Mindestangaben enthalten:

1. den Tag des Wareneingangs oder das Rechnungsdatum des Lieferanten,
2. den Namen (oder die Firma) und die Anschrift des Lieferanten,
3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
4. den Preis der Ware und
5. einen Hinweis auf den Beleg; z. B. Belegnummer, Aufbewahrungsort, etc.

Nach § 144 Abs. 1 AO müssen gewerbliche Unternehmer, die nach Art und Umfang ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig und erkennbar zur gewerblichen Weiterverwendung – namentlich zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch (Zwischen- oder Vorprodukte) – liefern, diesen Warenausgang gesondert aufzeichnen; diese Aufzeichnungspflicht betrifft im wesentlichen Hersteller und Großhändler.

Dabei ist es unerheblich, ob die betreffenden Waren gegen Rechnung (auf Ziel, Kredit, Abrechnung oder Gegenrechnung), durch Tausch oder unentgeltlich geliefert werden. Bei Lieferung gegen Barzahlung sind die Warenausgänge immer (nur) dann gesondert aufzuzeichnen, wenn die betreffende Ware wegen der abgenommenen Menge zu einem Preis abgegeben wird, der niedriger als der übliche Preis für den Endverbraucher ist.

Die Vorschriften zum Warenausgangsbuch gelten nach § 144 Abs. 5 AO für nichtbuchführungspflichtige Land- und Forstwirte ebenfalls.

Die Aufzeichnungen im Warenausgangsbuch müssen im einzelnen folgende Mindestangaben enthalten:

1. den Tag des Warenausgangs oder das Rechnungsdatum,
2. den Namen (oder die Firma) und die Anschrift des Abnehmers,
3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
4. den Preis der Ware und
5. einen Hinweis auf den Beleg; z. B. Belegnummer, Aufbewahrungsort, etc.

Außerdem muß der Unternehmer dem Abnehmer der Ware grundsätzlich über jeden Warenausgang einen Beleg erteilen, der die vorgenannten Angaben enthält – § 144 Abs. 4 Satz 1 AO.